Wissenswertes zur Registrierkassenpflicht
In Deutschland haben Friseure, Einzelhändler, Kleinbetriebe, Autowerkstätten oder Restaurants noch keine Kassenpflicht. Erlaubt sind weiterhin die offenen Unternehmenskassen. Wer jedoch ein elektronisches Kassensystem verwendet, muss darauf achten, dass höhere Anforderungen erfüllt sind.
Auch nach den jüngsten Gesetzesänderungen gibt es in Deutschland keine Registrierkassenpflichten. Die Medienberichte und Informationen von Registrierkassenherstellern über die Pflicht zur Ausgabe von Quittungen und elektronischen Registrierkassen verunsichern bargeldintensive Unternehmen besonders und die Steuerbehörden sind eher bereit, diese Unternehmen zu kontrollieren. Richtig ist: Wer bereits eine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse nutzt, muss diese wegen strengerer gesetzlicher Anforderungen umbauen oder ersetzen.
Technische Sicherheitsausrüstung, kurz TSE, ist Pflicht. Es soll Geldmanipulationen verhindern. Wenn jedoch Kleinunternehmer, Friseure, Mitarbeiter des Einzelhandels, Autowerkstätten oder der Gastronomie offene Kassen in Deutschland nutzen, entfällt die Kassenpflicht. Unternehmen sind jedoch grundsätzlich verpflichtet, ihre Kassen gut zu aufzubewahren – egal, welche Kasse sich im Unternehmen befindet.
Der deutsche Gesetzgeber hat keine allgemeinen Registrierkassenpflichten eingeführt, schon allein aus Kostengründen. Unternehmen, die elektronische Registrierkassen einsetzen oder kaufen, müssen strengere Auflagen erfüllen, da dies das Reporting und die Kassenbuchhaltung erleichtert.
Registrierkassenpflicht, ja oder nein?
Wer im Unternehmen eine offene Registrierkasse nutzt, kann dies weiterhin tun, denn in Deutschland gibt es, wie ready2order informieren, keine Registrierkassenpflicht. Für kleine Unternehmen – ob Friseur, Autowerkstatt, Einzelhandel und Gourmet, Hofladen oder Wochenmarktstand – sind die Kosten für die allgemeine Kassenpflicht zu hoch. Wer einen kleinen Umsatz macht, verzichtet daher in der Regel auf den Kauf eines modernen Kassensystems.
Aber die drei Schlagworte elektronische Registrierkassenpflicht, TSE und Belegausgabepflicht tauchen oft in den Medien auf – gibt es Registrierkassenpflichten. Fakt ist: Firmen, die elektronische Kassen zur Umsatzreservierung einsetzen, mussten in den vergangenen Jahren verschärfte Auflagen erfüllen. Strengere Regeln sollen Bargeldmanipulation und Steuerhinterziehung insbesondere in bargeldintensiven Branchen stoppen. Die elektronische Registrierkasse wird modifiziert oder durch TSE ersetzt, um Manipulationen auszuschließen. Darüber hinaus gelten entsprechende Grundsätze der elektronischen Buchführung (GoBD) sowie die Verpflichtung zur Personalakten- und Dokumentenausgabe.
Regelungen für eine offene Kasse im Unternehmen
Modifikationen oder Neuanschaffungen von manipulationssicheren Registrierkassen sollen Täuschungen vorbeugen. Aber mit einer offenen Kasse kann Bargeld leichter durch das Finanzamt passieren. Das weiß auch das Finanzamt und überwacht zunehmend das Cash Management – egal welches Kassenmodell zum Einsatz kommt. Deshalb gehen Inspektoren oft ohne Vorankündigung zur Kasse, um zu überprüfen, ob der Kassenbestand und die Belege korrekt sind. Auch wenn es in Deutschland keine Kasse zum Öffnen der Kasse gibt, muss die Kasse natürlich ordentlich aufbewahrt werden.
Hat der Kunde eine lange Kontaktzeit, wie zum Beispiel mit einem Friseur oder einer Kosmetikerin, sollten persönliche Aufzeichnungen geführt werden, auch wenn keine Kassenpflicht besteht. Wer eine offene Registrierkasse nutzt, muss seine Kasseneinnahmen zudem täglich in einem handschriftlichen Kassenbericht erfassen und fortlaufend nummerieren. Der Steuerprüfer akzeptiert keine Excel-Tabellen oder andere Listen, die nachträglich geändert werden können. Nach Ladenschluss ist der Bargeldbetrag zu berechnen, jede Abhebung oder Einzahlung mit Quittung zu vermerken und der aktuelle Kassenbestand zu ermitteln. Wer Waren zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen verkauft, muss bei der Führung der Kasse einer gesonderten Aufzeichnungspflicht nachkommen.
Anforderungen nach dem Gesetz
Auch hierzulande gibt es noch keine Registrierkassenpflicht. Aber viele Händler müssen ihre Kassen umbauen. Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse nutzen, um Belege einfacher zu erfassen und Kassenverkäufe direkt an die Buchhaltung zu übertragen, gelten strengere Regeln. Für diese Kassensysteme müssen Unternehmer zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) und digitale Schnittstellen ausrüsten oder ersetzen. Laienhaft bezeichnen Unternehmen dies in der Regel als elektronische Registrierkassenpflicht, obwohl es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse gibt. Aber wer ein PC-Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse nutzt, muss sie manipulationssicher machen. Damit verbundene Kosten können sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die letzte Übergangsfrist für nicht nachrüstbare Registrierkassen läuft Ende 2022 aus.
Quelle: Redaktion
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